Confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE FCT¹

Le groupe de compagnies FT inclut le chef de file canadien en matière d'assurance titres ainsi que d'autres produits et services connexes. À ce titre, FCT accorde une importance primordiale à ses relations avec ses clients et ses employés. De plus, elle s'engage à protéger leurs renseignements personnels. Par conséquent, FCT souscrit aux principes de protection de ces renseignements et aux commentaires qui les accompagnent, tels qu'énoncés ci-dessous (les « Principes de protection des renseignements personnels »). Dans le cadre de la Politique de confidentialité, le terme « renseignements personnels » désigne les renseignements sur une personne donnée, à l'exclusion du nom, du titre, de l'adresse d'affaires et du numéro de téléphone d'un employé d'une organisation.

Nos principes de protection des renseignements personnels

Principe 1 - Responsabilité

Nous sommes responsables de la protection de tous les renseignements personnels en notre possession.

Notre chef de la protection des renseignements personnels est responsable de veiller à ce que la Société se conforme aux principes de protection de la vie privée, et ce, même si d'autres employés sont chargés de recueillir et de traiter quotidiennement des renseignements personnels et peuvent à l'occasion agir au nom de notre chef de la protection des renseignements personnels.

Nous sommes responsables de la protection des renseignements personnels que nous détenons ou que l'on nous confie. Dans les cas où nous confions le traitement des renseignements personnels à des sociétés apparentées ou à des tiers fournisseurs de services, conformément aux modalités de la présente politique, nous offrons des garanties contractuelles ou autres pour assurer un degré comparable de protection.

Principe 2 - Détermination des motifs de la collecte de renseignements

Nous déterminerons les raisons pour lesquelles nous recueillons des renseignements personnels au moment de la collecte ou avant.

Les motifs de la collecte se limiteront à ceux ayant trait à nos activités et que toute personne raisonnable jugerait appropriés dans les circonstances. Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels sur nos clients et nos employés pour les raisons suivantes :

offrir les produits et services demandés;
évaluer et déterminer avec précision les produits d'assurance titres et les services connexes qui répondront aux exigences et aux besoins précis de chacun de nos clients;
établir et percevoir des primes et autres sommes dues à l'égard de nos produits et services;
traiter les demandes, particulièrement en ce qui concerne les risques encourus;
examiner et administrer les réclamations;
conseiller nos clients relativement aux souscriptions et aux réclamations en vue de réduire les risques associés à l'acquisition et au financement immobilier;
enquêter sur les transactions frauduleuses, les détecter et les prévenir;
renouveler les polices, lorsque requis;
élaborer, mettre en valeur, commercialiser ou offrir des produits et services;
procurer à nos employés une rémunération et des avantages;
gérer et développer constamment nos activités, y compris les questions relatives au personnel et à l'embauche;
satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires.

Si nous prévoyons utiliser des renseignements personnels que nous avons recueillis pour un motif non préalablement déterminé, nous préciserons et documenterons ce motif avant de les utiliser.

Nous ferons des efforts raisonnables pour indiquer le motif de la collecte à la personne auprès de laquelle des renseignements personnels seront recueillis. Nous énoncerons le motif de telle façon que toute personne puisse raisonnablement comprendre comment ces renseignements seront utilisés ou divulgués.

Lorsque vous visitez notre site web, aucun renseignement personnel permettant de vous identifier n'est recueilli, sauf si vous avez volontairement choisi de le faire. Nous ne sommes pas responsables des pratiques relatives à la protection de la vie privée ni du contenu des sites web vers lesquels un lien pourrait conduire.

Principe 3 - Consentement

Des renseignements personnels ne seront recueillis, utilisés ou divulgués que si la personne concernée en est informée et donne son consentement, à moins qu'il soit inopportun de le faire.

La façon de procéder pour obtenir le consentement de la personne visée, qu'il s'agisse d'un consentement explicite ou tacite, peut varier selon le caractère délicat des renseignements et les attentes raisonnables de la personne. Une personne est libre de retirer son consentement en tout temps, sous réserve de restrictions de nature légale ou contractuelle ainsi que d'un préavis raisonnable. Nous informerons les personnes concernées des conséquences d'un tel retrait. Si vous avez soumis des renseignements personnels et souhaitez ultérieurement retirer votre consentement quant à sa collecte, son utilisation ou sa divulgation, veuillez communiquer avec le chef de la protection des renseignements personnels, tel qu'indiqué ci-dessous. Veuillez être avisé que sans votre consentement, nous ne pourrons vous offrir certains produits et services. Nous informerons chaque personne qui désire retirer leur consentement relativement aux conséquences de cette décision.

Nous solliciterons un consentement pour l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certaines circonstances, le consentement pourra être obtenu après la collecte des renseignements, mais avant leur utilisation (notamment lorsque nous devons nous servir de renseignements déjà recueillis à des fins autres que celles qui avaient été précisées auparavant).

La prestation de services n'est pas conditionnelle au consentement de la personne à la collecte, à l'utilisation ni à la divulgation de renseignements personnels autres que ceux exigés à des fins légitimes.

Dans certaines circonstances, prévues ou imposées par la loi, nous pourrons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l'insu de la personne concernée ou sans son consentement. Cela peut se produire lorsque des renseignements personnels sont soumis au privilège du secret professionnel de l'avocat ou accessibles au public conformément à la réglementation; lorsque la collecte ou l'utilisation se fait clairement dans l'intérêt de la personne et que le consentement ne peut être obtenu en temps opportun; dans le but de faire enquête sur une violation d'un accord ou une infraction à la loi; pour réagir à une urgence qui menace la vie, la santé ou la sécurité d'une personne, dans le cas d'un recouvrement de dettes; ou pour se conformer à une assignation de témoin, à un mandat ou à une ordonnance de la cour.

En général, si vous nous fournissez des renseignements personnels, nous présumerons que vous consentiez à ce que nous procédions à la collection, l'utilisation et la divulgation de telles informations comme décrites dans cette Politique de confidentialité, le cas échéant, ou bien au moment de la collection.

Principe 4 - Limitation de la collecte de renseignements personnels

Nous ne recueillerons que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées et nous procéderons uniquement à la collecte de renseignements personnels de façon équitable et licite.

Notre collecte de renseignements personnels se limitera aux besoins que nous avons déterminés. Elle se fera de façon équitable et licite.

Principe 5 - Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les renseignements personnels ne seront pas utilisés ou divulgués pour des motifs autres que ceux pour lesquels ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire pour donner suite aux motifs énoncés.

Les renseignements personnels ne pourront être utilisés ou divulgués pour des motifs autres que ceux pour lesquels ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige

Il arrive parfois que nous transférons des renseignements personnels aux fins de traitement à des sociétés apparentées ou à des tiers fournisseurs de services relevant d'une autre compétence. Nous pouvons aussi divulguer ou transférer des renseignements personnels à des tiers dont les services ont été retenus pour participer à l'administration et à l'examen d'une réclamation qui nous a été soumise. Dans ces cas, nous offrons des garanties contractuelles ou autres afin d'assurer la protection des renseignements personnels.

Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire pour donner suite aux motifs énoncés.

De temps à autre, nous transmettons des renseignements personnels à d'autres parties, incluant des entités affiliées ou des compagnies indépendantes (« fournisseurs de services ») qui exécutent certaines fonctions en notre nom, notamment le traitement de commandes, le traitement et l'administration de données, ainsi que l'investigation et le traitement de réclamations. Dans ces cas précis, nous exigeons de nos fournisseurs de services de ne pas utiliser ou divulguer des renseignements personnels autres que ceux transmis par FCT. Certains de ces fournisseurs de services peuvent être situés à l'extérieur du Canada, incluant les États-Unis. Ce qui signifie que des renseignements personnels peuvent être collectés, utilisés, divulgués, entreposés et traités aux États-Unis ou dans un pays autre que le Canada aux fins décrites dans la présente politique. Si des renseignements personnels sont transmis dans des pays étrangers, ils seront sujets à des exigences juridiques applicables à nos fournisseurs de services, par exemple, des exigences licites pour divulguer les renseignements personnels aux autorités gouvernementales de ces pays.

Les renseignements personnels ne seront retenus que pour la durée de l'exécution des mandats pour lesquels ils ont été recueillis.

Seuls nos employés qui, dans le cadre de leur travail, doivent obtenir l'information se verront accorder l'accès aux renseignements personnels d'une personne donnée.

Les renseignements personnels dont nous n'avons plus besoin parce qu'ils ont été utilisés aux fins pour lesquelles ils avaient été recueillis, seront détruits, effacés ou dépersonnalisés, dans la mesure où aucune obligation légale ne nous oblige à les conserver.

Dans tous ces cas, nous utilisons des mesures de protection contractuelles ou autres pour assurer la protection des renseignements personnels.

Principe 6 – Exactitude

Nous ferons tous les efforts nécessaires pour veiller à ce que les renseignements personnels soient exacts, complets et à jour afin de répondre aux besoins auxquels ils sont destinés.

Nous ferons tous les efforts nécessaires pour veiller à ce que les renseignements personnels qui sont utilisés de façon courante, y compris les renseignements confiés à des tiers pour être traités et ceux qui servent à prendre une décision liée à une personne, soient exacts, complets et à jour.

Principe 7 - Mesures de protection

Les renseignements personnels seront protégés de façon à préserver le caractère délicat de ceux-ci.

Nos mesures de protection préserveront les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre la consultation, la divulgation, la reproduction, l'utilisation ou la modification non autorisée, quel que soit le format sous lequel ces renseignements sont conservés. Nous ferons en sorte que nos employés soient sensibilisés à l'importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels, et nous prendrons toutes les précautions nécessaires au moment de détruire ou de supprimer des renseignements personnels pour éviter que des personnes non autorisées aient accès à ces renseignements.

Nos méthodes de protection comportent des mesures matérielles (par exemple, classeurs verrouillés; accès limité aux bureaux), des mesures organisationnelles (par exemple, permis d'accès; accès limité lorsque la demande se base sur le « besoin de connaître ») et des mesures technologiques (par exemple, utilisation de mots de passe; chiffrement).

Bien que nous ayons prescrit différentes mesures de sécurité, nous ne pouvons garantir la sécurité absolue de notre site Web ou de la sécurité des renseignements que vous soumettez (ou que vous nous faites parvenir) par l'Internet, puisqu'aucune transmission par l'Internet n'est complètement sécuritaire ou sans erreurs. Votre utilisation de l'Internet et du courrier électronique est à vos propres risques.

Principe 8 – Transparence

Nous ferons en sorte que les renseignements concernant nos politiques et procédures en matière de protection des renseignements personnels soient facilement accessibles à tous.

Les renseignements que nous rendrons disponibles portent sur les sujets suivants : comment avoir accès à des renseignements personnels; la nature des renseignements personnels que nous possédons, y compris une description générale de l'utilisation que nous en faisons; des renseignements généraux sur nos politiques en matière de protection des renseignements personnels; la façon de communiquer avec notre chef de la protection des renseignements personnels.

Principe 9 - Accès aux renseignements personnels

Sur demande écrite, nous informerons toute personne de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels la concernant et nous lui permettrons de consulter cette information. Toute personne peut contester l'exactitude et l'intégralité de ses renseignements personnels et faire apporter les corrections appropriées.

Nous donnerons suite aux demandes écrites dans un délai raisonnable et moyennant un coût acceptable ou gratuitement. Nous sommes à la disposition de tous ceux qui ont besoin d'aide pour rédiger leur demande. Il est possible que nous demandions à une personne de nous fournir suffisamment de renseignements pour nous permettre de faire état de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels.

Si une personne réussit à démontrer que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous apporterons les modifications nécessaires. Si la contestation n'est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, nous prendrons note de l'objet de la contestation. Le cas échéant, les renseignements modifiés ou les contestations non résolues seront communiqués aux tiers ayant accès à ces renseignements.

Il est possible que nous refusions une demande d'accès ou que nous ne puissions donner accès à tous les renseignements personnels que nous possédons au sujet d'une personne, comme le permet ou l'exige la loi. Si la loi le permet, nous informerons la personne, sur demande, des raisons pour lesquelles nous lui refusons l'accès aux renseignements. Les exceptions peuvent comprendre les cas suivants : des renseignements personnels qui font référence à d'autres personnes ou qui contiennent des renseignements confidentiels de nature commerciale qui ne peuvent pas être supprimés du dossier; des renseignements recueillis au cours d'une enquête sur la violation d'un accord ou dans le cadre du processus officiel de règlement d'un différend; et des renseignements protégés par le secret professionnel.

Principe 10 - Non-respect des principes

Toute personne peut porter plainte au sujet du non-respect des principes de protection des renseignements auprès de notre agent à la protection des renseignements personnels, le vice-président, Services juridiques.

Nous ferons enquête sur toutes les plaintes déposées par écrit. Si nous estimons qu'une plainte est fondée, nous prendrons toutes les mesures qui s'imposent, y compris, le cas échéant, la modification de nos politiques et de nos pratiques. Un client ou un employé sera informé des résultats de l'enquête effectuée à la suite du dépôt de sa plainte.

Toute personne est invitée à utiliser notre information et notre processus de résolution interne pour régler une plainte. Cependant, elle peut également demander conseil au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en composant le 1 800 282-1376 ou en écrivant à l'adresse info@privcom.gc.ca; s'il y a lieu, elle peut déposer une plainte auprès du Commissariat. Au Québec, une personne peut également demander conseil auprès du Ministère des relations avec les citoyens et de l'immigration à l'attention du Directeur des communications au (514) 873-4546 ou via courriel à direction.communications@mrci.gouv.qc.ca.

Notre but est de protéger votre vie privée et vos renseignements personnels. Pour toute question ou tout commentaire à propos de nos politiques ou procédures relatives à la protection des renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre Chef de la protection des renseignements personnels.

Chef de la protection des renseignements personnels
Service juridique
FCT
2235 Sheridan Garden Drive
Oakville, Ontario
L6J 7Y5

Téléphone : 1.800.307.0370
Courriel : privacy.inquiries@firstcdn.com

Mises à jour de cette Politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit d'effectuer des changements à cette Politique de confidentialité. S'il y a des changements appréciables dans cette Politique de confidentialité, des mesures raisonnables seront entreprises pour vous aviser de ces changements, incluant l'affichage d'une copie de la Politique de confidentialité sur note site Web. Votre consentement continuel à notre collection, utilisation et divulgation des pratiques à la suite de tout changement appréciable et/ou votre accès continuel à notre site Web suivant l'affichage de tout changement dans cette Politique de confidentialité constituent votre approbation relative à ces changements. Vous pouvez également communiquer avec vous si vous souhaitez recevoir une copie de la plus récente version de cette Politique de confidentialité. La dernière révision de cette Politique de confidentialité est en date du mois d'août 2010.

¹Dans cette politique, les mots « nous », « notre » et « Services de Titres FCT » réfèrent à la Compagnie d'assurances FCT Ltée, la division canadienne de Compagnie d'assurance titres First American, et Compagnie de titres First Canadian Limitée et ses filiales, telles qu'elles.

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